COORDENADORIA DE INFORMAÇÃO, TECNOLOGIA, EVIDÊNCIA E MATRÍCULA
Portaria Citem, de 25/9/2020
Dispõe sobre a verificação de documentos e atos escolares
O Coordenador da Coordenadoria de Informação, Tecnologia, Evidência e Matrícula – Citem, tendo em vista:
– a Resolução SE 36, de 25/5/2016, que institui, no âmbito dos sistemas informatizados da Secretaria da Educação, a plataforma Secretaria Escolar Digital – SED, e dá providências correlatas;
– Resolução Seduc 70, de 12/12/2019, que dispõe sobre a Escrituração Escolar na Rede Estadual de Ensino;
– a Resolução Seduc 61, de 29/10/2019, que dispõe sobre o sistema de publicação de nomes de estudantes concluintes de estudos de ensino fundamental e médio, bem como de registro de diplomas e certificados;
– o disposto no Artigo 76, inciso I, alínea b, item 1 do Decreto 64.187, de 17/4/2019, que trata da reorganização da Secretaria da Educação e dá providências correlatas, expede a presente portaria:
Artigo 1º – No ato da matrícula de estudantes, o Gerente de Organização Escolar ou o Agente de Organização Escolar deverá proceder à minuciosa verificação da documentação apresentada, observando as normas legais vigentes e os meios técnicos disponíveis.
Artigo 2º – Esgotadas as possibilidades de consulta junto às publicações oficiais disponíveis e, havendo dúvida quanto à exatidão, autenticidade ou legitimidade do documento, o Diretor da Escola deverá explicitá-la, encaminhando o documento à Diretoria de Ensino da área de circunscrição da escola a que ele se refere, solicitando a competente e eficaz verificação.
Artigo 3º – Recebido o documento, a Diretoria de Ensino protocolará o expediente e o Supervisor de Ensino efetuará a sua verificação junto ao acervo escolar, adotando os seguintes procedimentos, conforme o caso:
I – comprovada a regularidade dos registros, confirmará a autenticidade e devolverá o documento ao solicitante;
II – constatada incorreção, falha ou omissão nos registros, determinará à escola a emissão de novo documento, confirmará sua autenticidade e devolverá ao solicitante;
III – verificada, na vida escolar do estudante, irregularidade passível de regularização, encaminhará o documento para as necessárias providências, dando ciência do fato ao solicitante;
IV – constatada falta de autenticidade ou de idoneidade, comunicará o fato ao solicitante.
Artigo 4º – Nos casos a que se refere o inciso IV do artigo anterior, o Diretor da Escola que solicitou a verificação do documento deverá convocar o interessado, representado por seu pai, mãe ou responsável, se menor de idade, imediatamente após a constatação da irregularidade, estabelecendo prazo para o atendimento, a fim de tomar a termo suas declarações, assegurando lhe ampla defesa e produção de provas.
§ 1º – O resultado do procedimento descrito no caput deve ser comunicado à escola a que se refere o documento.
§ 2º – Utilizados todos os meios de comunicação, inclusive publicação em Diário Oficial do Estado, e não tendo o interessado atendido à convocação no prazo fixado pela autoridade competente, devem ser adotados os procedimentos previstos nos artigos 5º, 6º, 7º e 8º desta portaria.
Artigo 5º – Comprovada a falta de autenticidade ou de idoneidade, caberá ao Diretor de Escola da unidade a que o documento se refere, proceder à sua anulação, mediante portaria a ser homologada e encaminhada para publicação no Diário Oficial do Estado, pelo Dirigente Regional de Ensino, à vista de parecer do Supervisor de Ensino.
§ 1º – Tratando-se de escola inexistente ou encerrada com acervo na Diretoria de Ensino, a convocação do interessado e a anulação do documento serão feitas pelo Dirigente Regional de Ensino.
§ 2º – Tratando-se de escola municipalizada, declarada extinta em conformidade com o disposto no Decreto 42.535, de 24/11/1997, a convocação do interessado e a portaria de anulação serão feitas pelo diretor da escola recepcionária.
§ 3º – Tratando-se de escola cassada, a convocação do interessado e a portaria de anulação serão feitas pelo presidente da Comissão de Verificação de Vida Escolar – CVVE.
§ 4º – Tratando-se de escola municipal ou municipalizada, cujos municípios possuam sistema de supervisão próprio, a convocação do interessado e a portaria de anulação serão feitas pelo diretor da unidade escolar.
§ 5º – Tratando-se de documento escolar que aponte Exames Supletivos, Exame Nacional do Ensino Médio – Enem ou Exame Nacional para Certificação de Competências de Jovens e Adultos – Encceja, em que conste como expedidor a Secretaria de Estado da Educação de São Paulo – Seduc SP, pelo Centro de Exames Supletivos – Cesu (atual Centro de Aplicação de Avaliações – Ceapa) ou Centro de Educação de Jovens e Adultos – Ceja, caberá à Citem proceder à anulação, após convocação do interessado.
§ 6º – Tratando-se de documento escolar que demonstre ausência de qualquer indício que possa remeter a possível órgão expedidor, caberá ao Coordenador da Citem proceder à anulação, após convocação do interessado.
Artigo 6º – Após a publicação da anulação do documento, nos termos do artigo anterior, deverá o Diretor da Escola onde o interessado tenha usufruído direitos indevidos, anular a matrícula, os atos escolares praticados pelo estudante e possíveis documentos emitidos, mediante portaria a ser homologada pelo Dirigente Regional de Ensino, à vista de parecer do Supervisor de Ensino, e encaminhada para publicação no Diário Oficial do Estado.
Artigo 7º – Quando a matrícula for instruída com documento que suscite dúvidas, expedidos por escola ou instituição de outros Estados da Federação, o Diretor da Escola deverá solicitar a conferência diretamente às respectivas Secretarias Estaduais de Educação.
Parágrafo único – Confirmada a falta de autenticidade ou de idoneidade do documento, deverão ser tomadas as providências previstas nos artigos 4º e 6º desta portaria.
Artigo 8º – Após a anulação da matrícula, dos atos escolares e possíveis documentos expedidos, nos termos do artigo 6º desta portaria, o Dirigente Regional de Ensino deverá adotar os seguintes procedimentos:
I – encaminhar ofício ao Ministério da Educação, caso o estudante tenha realizado estudos em nível superior;
II – enviar ofício ao Conselho Regional da Categoria, caso o estudante tenha realizado curso ou esteja cursando habilitação profissional;
III – concluir e encaminhar o expediente à Secretaria da Educação/Chefia de Gabinete.
Artigo 9º – Aplicam-se as disposições desta portaria aos casos de documento escolar enviado para verificação por órgãos do governo, empresas, instituições universitárias e outros solicitantes.
Parágrafo único – a ausência de retorno, por parte das entidades acima citadas, acerca da oitiva do interessado, não impede que sejam tomadas as providências relativas à anulação do documento comprovadamente inautêntico.
Artigo 10 – As instituições com supervisão de ensino delegada pelo Secretário da Educação seguirão as instruções desta portaria no que couber, encaminhando os atos anulatórios à Citem para publicação em Diário Oficial.
Artigo 11 – Aplicam-se as disposições desta portaria às instituições escolares que integram o Sistema Estadual de Ensino.
Artigo 12 – As situações não previstas na presente portaria, deverão ser encaminhadas para análise e decisão da Citem.
Artigo 13 – Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Portaria CGEB, DE 24/10/2012.
